Por: Carlos Llaque
La industria de los congresos y la capacitación presencial, así como las prácticas corporativas vinculadas con eventos se han visto forzadas a acelerar sus procesos de transformación digital a raíz del Covid19.
El mercado ofrecía ya diferentes alternativas tecnológicas –algunas de las cuales han explosionado en uso–, desde software de reuniones y seminarios web, campus virtuales de e-Learning hasta plataformas 3D que permiten la creación de avatares, auditorios y escenarios, manejo de aforos, actividades lúdicas, gestión integral de clientes, entre otras sofisticadas funcionalidades.
Las múltiples opciones tecnológicas y la incertidumbre sobre el comportamiento del usuario digital de congresos en nuestro mercado, demandan mantener una mirada estratégica al momento de tomar decisiones relativas al soporte digital. A continuación compartimos tres criterios o consideraciones básicas a tener en cuenta en la etapa de planeación de un congreso virtual:
- No es necesario intentar reproducir la experiencia presencial sino que debemos construir una nueva experiencia digital, potenciando sus funcionalidades y ventajas. En ese sentido, no hay que obsesionarse con las transmisiones en vivo. Muchas veces será mejor aprovechar al máximo las herramientas asíncronas para dar al participante la oportunidad de procesar mucha más información a su propio ritmo y de interactuar por más tiempo con los expositores y el resto de participantes.
- Es importante asegurarnos de que nuestro proyecto no pierda su naturaleza de “evento” y no se convierta en un blog o repositorio de información. Manejar el tiempo que estará habilitado en línea, las funciones de networking y otras herramientas interactivas pueden ser de mucha ayuda en este punto. De hecho, el networking puede verse muy favorecido en contraposición a las limitaciones de tiempo y espacio del mundo físico. La personalización de perfiles, creación de foros, manejo de comunidad y actividades lúdicas son algunas funcionalidades que deberíamos priorizar.
- Las oportunidades de publicidad y participación comercial pueden ser también más eficientes en el mundo digital. Opciones de branding, banners, pop-ups, clips antes o después de las conferencias, zona de descarga de brochures y otro material promocional, tienda virtual, espacios de interacción y levantamiento de información, son algunas de las opciones de presencia comercial o de marca que se pueden manejar.Nuestras decisiones deben responder a la estrategia del proyecto. El por qué y para qué del evento serán siempre las preguntas fundamentales que todo gestor debe tener en mente. Éstas le ayudarán a determinar las opciones de virtualización y funcionalidades más adecuadas que le permitirán construir una experiencia de cliente óptima para su evento digital. En este aspecto se abre también una gran oportunidad, ya que ocurre muchas veces en los eventos presenciales que la experiencia diseñada llega a ‘distraer’ de la estrategia del evento.
Plataformas de video, soluciones de e-commerce (tiendas online y pasarelas de pago), software y apps para traducción de audios y videos, son otros servicios disponibles que nos permiten construir un proyecto completo sin tener que recurrir a las plataformas más sofisticadas y de alto costo.
La inteligencia artificial venía ya desarrollando soluciones para eventos físicos, sobre todo en el área receptiva. Habrá que estar expectante de lo que nos ofrecerá en el mundo digital en lo que respecta a creación e identificación de perfiles y roles, gestión de la interacción y del contenido, interfaces e integración con otros sistemas, etc.
Es preciso considerar también que, más allá de disponer de una plataforma o solución tecnológica óptima, la coyuntura actual y el uso de medios virtuales plantean retos particulares y demandan habilidades específicas de comunicación para todos los actores involucrados: dominar los discursos, construir mensajes clave, manejar la interacción con la audiencia y obtener retroalimentación precisa, son algunos de ellos.
Los eventos virtuales son ya parte la ‘nueva normalidad’ y su gestión involucra un sinnúmero de aprendizajes, retos y oportunidades, sobre todo en mercados como el nuestro. De momento, podemos concluir que el foco en la estrategia y en la experiencia del participante o usuario son variables fundamentales para determinar las herramientas digitales y de soporte tecnológico a implementar.